Der Roll-out einer neuen Software-Lösung steht an? Dann ist eine intensive Kommunikation in der Startphase entscheidend für den Erfolg. Denn nur so bleiben Mitarbeitende motiviert und arbeiten sich schnell in das neue Tool ein.
Genau in diesem Bereich haben wir in den vergangenen Monaten ein Unternehmen aus dem IT-Umfeld unterstützt. Dort wurde die Ressourcenplanung von Microsoft Excel auf eine Projektmanagement-Software umgestellt. Und wir schnürten dafür ein userfreundliches Maßnahmen-Paket. Das Ziel: Unsicherheiten gegenüber der komplexen Webanwendung beseitigen und die Mitarbeiter_innen hinsichtlich neuer Funktionen und Einsatzmöglichkeiten schulen.
Lernen leicht gemacht
Unsere wichtigste Maßnahme war eine Klickanleitung, welche die korrekte Anwendung der Software im Detail erklärt. Das interaktive Dokument besteht aus Screenshots sowie Aktions- und Informationsfeldern. So erklärt es Schritt für Schritt und anhand von Praxisbeispielen die neue Vorgehensweise.
Zusätzlich erstellten wir How-to-Videos, die alle rollenspezifischen Prozessschritte im System in nur zwei Minuten aufzeigen. Mit einem Intro beziehungsweise Outro im Kundendesign, ausdrucksstarken Effekten sowie einem englischen Sprechtext ist es uns gelungen, komplexe Vorgänge einfach zu veranschaulichen – und Schulungsmaterial für ein effizientes Lernen vorzubereiten. Die Materialien stellten wir dann im Intranet des Kundenunternehmens zur Verfügung. Dort verantworten wir auch die Aktualisierung der Informationen und der FAQs.
Probleme gemeinsam beheben
Abgerundet wird das Kommunikationspaket durch wöchentliche Sprechstunden. Auch dabei unterstützen wir, von der Vorbereitung bis hin zur Moderation der Meetings auf Deutsch und Englisch. Die Sessions beinhalten Live-Demos und die Mitarbeitenden können Fragen stellen sowie offene Punkte diskutieren – für rundum zufriedene Nutzer_innen!
Sie führen gerade neue Applikationen oder Programme ein und benötigen ebenfalls eine Klickanleitung? Oder Sie wünschen sich generell Support im Bereich „internen Kommunikation“? Dann kommen Sie gerne auf uns zu!
