Im Arbeitsalltag finden tagtäglich zahlreiche Meetings und Gespräche statt. Doch sie verlaufen nicht immer so reibungslos und effizient wie erhofft. Beachtet man ein paar Tipps, lässt sich das aber ganz leicht ändern.
#1: Basics vorbereiten
Bereits im Vorfeld ist es sinnvoll, sich Gedanken zu machen, was mit dem Termin beabsichtigt wird. Wer sind die Gesprächspartner_innen? Was sind ihre Erwartungen? Und was ist schlussendlich der Zweck der Besprechung? Diese Fragen sollten bereits in der Vorbereitungsphase beantwortet werden.
Außerdem ist es hilfreich, schon zu Beginn eine Agenda abzustimmen. So haben alle Teilnehmenden die gleiche Vorstellung hinsichtlich Verlauf und Ziel der Besprechung. Nützlich ist es zudem, sich zu überlegen, welche Fragen man klären möchte, welche Einwände es geben könnte und was die wichtigsten Argumente sind.
#2: Gesprächsleitfaden erstellen
Insbesondere bei umfangreicheren Meetings ist es hilfreich, sich an dem sogenannten KOALA Gesprächsleitfaden zu orientieren. Denn damit lassen sich Termine strukturiert und zielführend gestalten. Den Anfang macht die Kontaktphase. Das bedeutet, dass man mit Small Talk startet, um einander besser kennenzulernen und um eine positive sowie wertschätzende Atmosphäre zu schaffen.
Danach folgt die Orientierungsphase, in der Klarheit hinsichtlich des Besprechungsanliegens sowie der Erwartungen, Ziele und des Ablaufs geschaffen wird. In der darauffolgenden Analysephase ist Zeit, sich fundiert über das Thema auszutauschen. Dabei können alle Teilnehmenden ihren Blickwinkel darlegen. Das Ziel dieses Austauschs ist es, die verschiedenen Sichtweisen zu verstehen und Gemeinsamkeiten sowie Unterschiede aufzudecken. In der Lösungsphase werden dann alle Optionen und Argumente gesammelt und diskutiert, um gemeinsame Lösungen zu entwickeln. Die finale Abschlussphase dient schließlich der Entscheidungsfindung, das bisherige Ergebnis wird nochmal zusammengefasst und die nächsten Schritte werden vereinbart.
#3: Aktiv zuhören und Rückfragen stellen
Damit der Austausch in sinnvoller Weise verläuft, sind zwei Dinge wichtig: Aktiv zuhören und Rückfragen stellen. Beim aktiven Zuhören geht es darum, sich aufmerksam und bewusst auf das zu konzentrieren, was die andere Person sagt – Geduld und Zurückhaltung sowie eine positive Körpersprache sind hierbei bedeutend. Um das Gesagte in vollem Umfang zu verstehen, ist es hilfreich, das Wesentliche der Aussage mit eigenen Worten zu wiederholen und zusammenzufassen.
Um falsche Interpretationen zu vermeiden, sollte zudem Klarheit durch weiterführende Fragen geschaffen werden. Dabei helfen verschiedene Fragetechniken weiter. Dazu gehören beispielsweise offene Fragen, die nicht einfach mit „Ja“ oder „Nein“ zu beantworten sind, Skalen-Fragen, um Aussagen messbar zu machen, perspektivische Fragen, um andere Blickwinkel zu erhalten oder auch hypothetische Fragen, um verschiedene Szenarien zu bedenken.
#4: Kernbotschaften platzieren
Durch gezieltes Nachfragen lässt sich ein besseres Verständnis des Gegenübers erzeugen. Das ist eine Voraussetzung, um anschließend effektiv argumentieren zu können. Je nach den Motiven und Zielen der Gesprächspartner_innen funktionieren Argumente mal mehr und mal weniger gut. Auch der Denk- und Verhaltensstil einer Person ist dabei entscheidend: Ist die Person eher an rationalen Fakten interessiert? Ist sie intuitiv und hat das große Ganze im Blick? Ist sie sehr strukturiert und an Details interessiert oder ist sie vorwiegend emotional und handelt instinktiv?
Um andere effektiv zu überzeugen, gibt es verschiedene Argumentationsmöglichkeiten, wie eine Wenn-Dann- oder auch eine Problem-Ursache-Lösung-Argumentation. Auch eine durchdachte Nutzenargumentation kann wirkungsvoll sein. Hierbei beschreibt man das reine Merkmal, geht dann auf die Vorteile dessen ein und legt schließlich den individuellen Nutzen dar, der sich daraus für die Zielgruppe ergibt.
Beachtet man diese Prinzipien, können Meetings um einiges gewinnbringender für alle Beteiligten verlaufen und die Kommunikation im Arbeitskontext wird verbessert.
